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職場新鮮誌

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職場觀點

「一小時做完一天工作」不是夢!亞馬遜元老主管公開超強心法:效率翻倍,從此不再超時加班

用對方法讓你工作事半功倍(圖/Unsplash) 用對方法讓你工作事半功倍(圖/Unsplash)

(撰文: 許書宇)
工作效率不足是許多人的通病,同樣坐在電腦前一整天,有些人能把事情做好,有些人卻只能勉強把事情做完。這兩者間的差距,其實來自於每分每秒的累積,看起來微不足道的零碎時間,若能被妥善運用,可以創造極大的價值。

如果你也在為自己的慢動作而困擾,快來看看提升工作效率的方法吧!

一、將計畫列點、按部就班實踐

執行計畫的效率不佳,有很大部分原因都是「沒有明確目標」。

把工作做好、產值提高是人人都知道的事情,但「如何做到」往往才是關鍵。有些人在擬訂計畫的時候會把目標訂得太大,但過於遙遠的目標會讓人難以檢視自己現在執行到哪裡;想要有效率,就得要在大目標下分出多個小目標,並一一落實。

以往筆者在做行政工作時,總想著在Deadline以前把事情完成就好了,沒考慮到整個項目很龐大,當時的我因為沒有切成一個一個小部分,並不知道自己完成了幾成、還差多少,最終導致漫無目的地瞎忙;後來當我學會把整件事情拆解,列出先後順序,就瞬間清楚了自己對事情的掌握度,也因此有了明確的努力方向,工作起來事半功倍。

二、把事情量化、把時間「可視化」

做事情時規則與條理非常重要,因為目標通常是抽象的,數值化就成為了讓它具象的方法。

在執行這點時,我通常會結合上一點,先把要完成大項目所需做的每件事列成小項目,再將小項目依照需要的時間畫成圓餅圖,每完成了一件小項目,就會知道自己做完了目標的百分之幾,除了讓自己更有頭緒,向上司報告進度時也會更清晰明瞭。

三、重視實際行動

效率不佳的人時常犯的另一個錯誤就是太著重於事前規劃,但其實無論把一件事設想得多麼周全,在實行時都會遇到意料之外的狀況,因而不要想在付諸行動之前就做好萬全準備,這只會增加過多前置時間;與其有所顧慮而裹足不前,不如直接去做,再針對遇到的問題想出因應對策,會實際得多。

以效率著名的國際企業亞馬遜 (Amazon)有十四條領導準則,其中第九條便是「先行動再說」(Bias for action)。他們在面對新的計畫時,會先擬定小範圍的試做,若試做結果可行,就會進到下個階段,若有問題,則會查明原因、做出修正,再進到下個階段。因此,一項大計畫其實是由許多小計畫構成的,而其中的核心概念便是:不要怕犯錯,先去做就對了。

亞馬遜公司將高效率做事方法分為「PDCA」四階段,分別是計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act),其中要達成查核(C)與行動(A),最重要的便是執行(D),透過實際經驗修改做事方法,是讓亞馬遜以效率著名的主因。

四、積少成多 一分一秒都很重要

如果你曾觀察過做事有效率的人,會發現他們非常擅長利用「空檔」,無論是通勤路上、等人的時候、工作與工作的間隔,還是休息時間,他們都能緊抓著不放。
即便只有瑣碎的幾分鐘,日子一久,每天節省下來的時間仍十分可觀,也正是因為對細節的重視,讓他們與一般人的距離逐漸拉大。

每個人的一天都是24小時,因此能否把每一分一秒都發揮到極致,也就是效率高與效率低的人的差異。

要成為做事有效率的人,最重要的便是堅守以上準則,訂定好目標後全力以赴,你就能在別人躊躇的時候取得領先。善用可見的數據、掌握每一個的步驟,其實要成為事半功倍的人並沒有那麼難,趕快筆記下來,把這套方法用在你的工作上吧!
本文部分內容取材自《1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?:亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》

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