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職場新鮮誌

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職場觀點

工作效率差? 專家教你揮別「拖延一族」

方言文化提供
我們有太多的事要做,卻只有太少的時間。因此,許多人養成了在多項工作間快速切換的習慣,一會兒忙著手頭上的工作、一會兒老闆或顧客又丟來新的需求、一會兒確認一下電子郵件與手機訊息、一會兒泡杯咖啡、一會兒跟身旁的人聊個兩句……

每做一件事,總是無法在時限內完成,因為「時間不夠用、事情太多」。但真是這樣嗎?多數人其實很常「知道手邊事情又重要又急,但反而想先去做其他事」,也常自認「還有時間,慢一點沒關係」,也會「滿懷期待未來的成果,也蒐集了很多資訊,但卻始終不知從何開始」。

《停止拖延的情緒行為動力學》一書由人類心理學研究者彼得.霍林斯(Peter Hollins)所著,獲得亞馬遜4.5顆星好評。如果你也是拖延一族的患者,這本書值得你一讀。

從第177期開始,《看》雜誌編輯部與多家出版社合作,為讀者精選好書,經授權後以小篇文章形式,供讀者吸收好書精華。以下內容摘自原書,文中第一人稱為原書作者,而文中小標由《看》雜誌編輯所加。

讀一下書玩一下手機、做一下工作就讀個訊息,你可能有「注意力殘留」問題。Adobe Stock 讀一下書玩一下手機、做一下工作就讀個訊息,你可能有「注意力殘留」問題。Adobe Stock

有時候,專注工作是一件很困難的事,而且你會不解為甚麼要讓自己保持在正軌上,忽略那些吸引人的誘因總是那麼難以做到。很幸運地,我們找到了一項說明。

2009年,蘇菲.勒魯瓦(Sophie Leroy)曾發表一篇文章,題目正好就是〈為甚麼工作這麼難?〉(Why Is It So Hard to Do My Work?)。這篇文章當中,她解釋一種名為「注意力殘留」(Attention Residue)的效應。

勒瓦魯指出,其他研究者已經研究過「多工效應」的表現成效,但在現代的工作環境中,一旦你到達更高的職位,就更容易發現人持續進行著多樣工作。勒瓦魯說明:「他們的會議一個接一個,開始進行一個案子之後,很快就必須轉換到另一個案子。在組織裡,這就像家常便飯。」 這顯然就是多工行為的現代樣貌──在很短的時間內,同時進行多樣工作,並轉換在它們之間,沒有必要一次完成這些工作。

人們或許並不是真的同時做這麼多工作,但在相對快速的交替當中,於各種工作之間轉換著其實並不好。對所有意圖和目的來說,這就是多工行為。

「多工」有害工作效率

這個研究指出的問題是,你無法非常順利地轉換在各種工作之間,而不造成任何延誤。當你從A任務轉換到B,注意力無法立即跟上──注意力的殘留還會卡在想著上一個工作。這種狀況還有可能更糟,而且殘留印象會特別「濃厚」。當你的A任務是項暫時無法結束且低強度的工作,就算你在轉移(到B任務)前將A任務告一段落,你的注意力也會有一段時間處於分離狀態。 在勒瓦魯的實驗中,強迫參加者在實驗室的場景轉換不同任務。

其中一項實驗裡,她讓參與者進行字謎任務;某項實驗中,她會打斷他們的工作,強迫他們去進行一個新的且富有挑戰性的任務,例如讓他們讀履歷,然後假裝做出聘用員工的決定。在另一項實驗中,她則是讓參與者完成字謎,再給下一個任務。 然而,當參加者在猜字謎和僱用決定等任務之間轉換時,勒瓦魯會讓他們玩一個快速的詞彙判斷遊戲,這是為了讓她可以量化這些人停留在上一個任務的注意力殘留程度。

結果非常清楚:「在轉換任務之後,經歷注意力殘留的人,在下一個任務的表現可能會比較差。」而且殘留的強度越強,表現就越差。 仔細想想,似乎不難理解這種狀況。

我們都曾有過那種瘋狂時期,就是同時手上處理太多事情,突然間發現自己完全做不了任何事情。這是因為若你一直在兩個或更多事情之間來回轉換,要如何專心在一件事上?你可能會卡在單純要試著讓每件事情都有條理,並且將它們組織好,讓自己能夠理解的狀態而已。如此一來,只會浪費時間在找回你的工作進度,而不是繼續完成工作。然後,每次嘗試的時候,你都會前進一步,卻倒退兩步。

史丹福大學的研究者克利福德.那斯(Clifford Nass)和艾雅.歐飛爾(Eyal Ophir)曾進行一項研究,檢驗了「多工者的工作模式」。研究人員將研究對象分為兩個群體:一個是經常進行大量的「媒體多工」(Media Multitasking),另外一個則沒有。

在其中一項實驗,他們會看到單獨由兩個紅色長方形組成的圖形,或是兩個紅色長方形被兩個、四個或六個藍色長方形包圍的圖形。每個圖形都會閃爍兩次,參與者必須決定第二次的兩個紅色長方形圖形是否和第一次不一樣。 這測試聽起來夠簡單吧,只要排除藍色長方形,觀察紅色長方形有無變化就好。

事實上,這的確很簡單,那一組沒有經常多工的參與者都能順利完成。然而,那些高度多工的參與者表現極差,常常被不相干的藍色圖像干擾而分心。因為他們無法忽略這些圖像。 研究人員認為,他們或許比較擅長於儲存和組織各種資訊,也許記憶力比較好。

但是,這一點則在第二個測試中遭到推翻。看完一系列按照順序排列的字母後,高度多工的人同樣很難記住其中一個字母重複出現。同樣地,低度多工的參與者整體比現較好。事實就是那麼簡單。

歐飛爾表示:「低度多工的人表現很好,高度多工的人會隨著實驗越久而表現越差,因為他們一直看到更多的字母,而且大腦對於分類它們方面是有困難的。」多工看似在兩個不同領域是最好的,但是當你身處的狀態是來自外部或從記憶裡出現的多種來源訊息,你無法過濾哪些訊息對現有目標是無關的。

無法過濾訊息的原因,是因為被無關緊要的訊息拖慢速度,就算在不受干擾的狀況下,仍很難完成一個任務。在沒有事物使你分心的前提下,跟同時做很多事而讓頭腦負載太多訊息相比,專心在一件事上面真的簡單多了。 從實驗中可以發現,多工很明顯對做任何事都不好,付出的所有精力也不見得會有所回報。多工的方式讓你無法完全專心在新的任務,也無法忽視那些會阻礙你工作的事物。或許會有某些特定的方法讓你多工效率增加百分之一,但是整體而言,還是盡量避免較好。

「單工」首要避開讓你分心之物

至於「單工」(Single Tasking),指的是甚麼? 把所有雜事都擺在一旁,不要去確認,包括電腦螢幕、電子信箱,甚至不要去碰觸任何東西,專注在你現在做的事情上面。你需要的就是專心一致,而且刻意將其他事物都先擺在一旁。將所有提醒都關閉,手機棄之不理。假如你一定要用到電腦,一次只留一個分頁或程式就好。

大量的單工,就是有意識地避免那些看似微小且無害、卻會讓你分心的東西。最大的罪魁禍首是甚麼?就是你的電子裝置。因此,你要盡可能地忽視它們。

維持工作環境的整潔,如此你的視線才不會看到一些需要清理或調整的物品。理想上來說,單工會將你的環境減少到一個空房間的狀態,因為你不需要把注意放在任何東西上。 當你受到干擾或巧妙遊走在不同工作內容時,要想辦法集中精神。一開始要做到是很困難的,而且需要你有意識做出和直覺相違背的決定。

有些事會讓你很難抵抗,那是為了要告訴自己「你必須馬上做這件事,你得先中斷工作才行」。其實這不是真的。為了解決這件急事,你可以在旁邊貼著便利貼,寫上會讓你想到和其他工作有關的想法。先快速記下就好,然後回到主要在進行的目標。你可以在單工週期結束後再去處理,而且也不會因此忘記。這方法會讓頭腦專注在一件事上,讓你未來達到成功境地。

福特汽車的創辦人亨利.福特做了許多事情,都和汽車息息相關。他以前原本有幾個競爭對手,但因為某個理由,讓他們隨著歲月流逝而消失,那就是福特發明了「工廠生產線」(Factory Assembly Line)。在生產線上,員工一次只要專注做好一個工作。 這個設計提升了整體流程,比起一個人從頭到尾做完整個工作,期間還要轉換不同工作內容,遠遠來得更有效率。這個設計讓員工能夠專心學習他們的工作內容,並達到完美程度,也能降低失誤發生,且更加容易排除故障。員工無須去做其他事情,只要把自己手邊的事情完成就好。對福特而言,這使他的汽車生產效率和輸出大幅提升,得以支配市場。 其實,這就是「分批處理」事情能為你做到的。 分批處理,就是將類似的工作分類在一塊,同時完成它們。福特發明的生產線,其實百分之百就是一種分批處理的概念,因為員工們只需要極度有效率地完成一項工作就好。

「分批處理」可提高生產力

讓我來舉一個與大家切身相關的例子──確認電子郵件。

假如你有任何一種線上業務或工作,可能每小時都有固定數量的電子郵件緩緩流進(或是湧進)你的信箱。不停去確認信箱的動作,即是用一種非常沒有效率的方式在運用時間。它會中斷你的其他工作,也會在你收新郵件的同時,干擾你的注意力。我們很多人都會放下手邊的事,去關心郵件裡面的內容。

接著,又必須重新做一次原本在做的事,因為原有的流暢度和動力都已經遭到中斷。 分批處理電子郵件會大幅改善你的生產力。舉個例子,就是你每兩小時確認一次郵件就好,然後刻意忽略或是關閉來信通知。一開始執行可能覺得很難,但是用這個方法限制確認郵件的頻率,卻能讓你專心做事且不會一直受到中斷,導致之後又必須重新調整腳步。

或許更重要的是,它要教我們跟部分的工作說「不」,同時跟正確的工作說「是」。分批處理的方式,教會我們有目的性且刻意忽略的藝術,因此才能專心一致在其他工作上。 從一個工作切換到另一個工作,是種很大的精神負擔,因為一整天下來要重複許多次本來已經中斷、卻又要從零開始的過程。工作間的切換常會耗費大量精力,而且通常會浪費些許時間來重新找回方向,以及回想自己進行到哪一個階段。

當然,這些中斷只會讓你完成一小部分能夠做且想要做的事而已。 在確認郵件這個例子當中,分批處理的方式讓你停留在一種思維,就是閱讀信件,以及將信件相關的處理技巧、事務和有關提示結合在一起。若拿來與為廣告宣傳活動設計一張新圖表的事情相比,信件可說是一種截然不同的思考方式。 因此,當你處於相同的狀態時,才能獲得許多好處。而分批處理有助於你在工作方面節省腦力,不用耗費精力在來回切換模式的過程。

還有甚麼事情,你可以分批處理? 可以將所有會議都排在某個下午,那麼你就有一個自由且不受干擾的早上可以工作。或是,你可以把所有要用到電腦的工作排在早上,甚至可以將那些要打電話的工作歸類為同一部分。 而且,你也可以分批處理那些娛樂。這不是要讓你分心,而是要更有效率地取悅自己,如此才能節省精力,讓自己在該專心的時間裡,確確實實地專心工作。

如何才能分批處理那些娛樂呢?舉例來說,假如你被一個特殊案子搞到精疲力盡,可能會想要藉由瀏覽社群媒體來休息一下。不管怎樣,就去吧!不過,分配一點時間去瀏覽「所有」你要看的東西就好:ESPN體育台、Refinery29女性時尚媒體網站和其他娛樂事物。還有,倒一杯咖啡,在辦公室走一走,跟你的同事打個招呼。 好好休息,等你回到工作崗位上,就能有一段固定時間可以專心工作。

總之,假如你的Facebook上已經沒有新的訊息,可能就比較不會一直想要打開來看。一旦你在這個分配時間內做了所有娛樂活動,就能在其他時間去做有產值的工作。 你將自己的注意力分散在越多不同的活動中,生產力就越低。然而,假如你開始做的事和前一項類似,會發現自己做得很順利,因為頭腦已經適應這一類的工作了。同時做完所有類似的工作,一項接一項,之後才轉換到另一批類似的工作。無論工作內容是甚麼,有效率地分批工作,能夠讓你的產能突飛猛進。

(以上取材自《停止拖延的情緒行為動力學》第6章〈揮別耍廢行為,增強恆毅力〉第125頁~第136頁)

書名:停止拖延的情緒行為動力學 作者:彼得.霍林斯(Peter Hollins) 譯者:呂孟娟 出版社:方言文化 類別:心理學、成功法、個人成長、心理勵志 出版日期:2020年3月25日 書名:停止拖延的情緒行為動力學 作者:彼得.霍林斯(Peter Hollins) 譯者:呂孟娟 出版社:方言文化 類別:心理學、成功法、個人成長、心理勵志 出版日期:2020年3月25日
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