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職場新鮮誌

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職場觀點

提升溝通簡報力 打動人心、聚焦聽眾目光

在職場中,簡報已愈來愈重要。無論是向客戶提案,或是公司內部開會時,也都會用簡報來報告。而如何分析聽眾的需求,如何設計吸睛的投影片,如何增加說服力,都是鍛練溝通簡報力的重要關鍵。

撰文◎Career職場情報誌 編輯整理 劉紋豪 

  對現今職場來說,簡報的重要性與日俱增。不論是向客戶提案時需要用到,有時公司內部也愈來愈常使用簡報來報告,而簡報的成效,常會影響買賣是否成交、提案是否能順利通過的最終結果。

簡報前,麥肯錫菁英必問三件事

  在高杉尚孝著的《麥肯錫不外流的簡報格式與說明技巧》,提到「簡報前,麥肯錫菁英必問三件事」,第一件事是你希望對方怎麼做?第二件事是你能為對方解決什麼問題?第三件事是如何增加說服力?你希望對方怎麼做?

  世界知名的管理顧問公司麥肯錫,清楚定義了簡報的目的,它所代表的是「說明」,不是報告。簡報的目的,自然是希望能夠得到對方的同意、被對方接受。如果對方是決策者,則希望他能核可企劃案的執行;如果是第一線的工作人員,就希望他能確實執行企劃案的內容。

  而一個用來報告進度的簡報,則是希望對方在瞭解企劃案進度之後,能夠繼續提供協助、執行。因此,簡報的目的,就是「促使對方採取行動」。舉例來說,如果期望消費者購買商品,首要之務在於,讓他們知道這個商品的存在。接著要讓消費者新商品產生興趣、購買慾,最後願意掏錢買回家。

  所以,促使行動的意思是,使對方從態度A變成態度B,如上述例子中,希望消費者從不知道新商品的狀態,變成知道的狀態;從不特別感興趣,變成感興趣。最後產生「看得到的變化」,從未購買變成購買,也就是採取行動。

你能為對方解決什麼問題?

  如果傳達不出自己的提案能帶來什麼好處,很難要求對方會自動自發採取行動。所以,在為對方的利益設想之前,當然需要先瞭解對方。簡報的基本態度,是深入瞭解對方的需求,為他解決切身相關的問題。

  提案所建議的行動,若有助於解決困擾對方的問題,對他來說將是極大的利多,讓他願意洗耳恭聽。當對方接受了提案的論點,便會自動自發採取行動。而就是所謂win-win的雙贏立場。

  而要解決對方的問題,該從何處著手?首先要深入分析對方的現況,發現困擾他的問題;然後將對方希望採取的行動,規劃成最好的解決方案。在發現問題及設定課題方面,最好的方法就是「TH法」。「TH法」把所有問題都歸納為以下三種類型:

 一、 恢復原狀型:如何從問題所造成的傷害中,恢復到原本的狀態。

 二、 防杜潛在型:雖然問題尚未發生,但必須事先排除將來可能出現的根源。

 三、 追求理想型:維持現狀固然很好,但可以追求更高的成效。針對以上各種問題類型,設定需要解決的問題。

如何增加說服力?

  當你在進行簡報時, 如果能得到對方說出「沒錯」、「就是這樣」的回應,表示你是具有說服力的;反之,如果對方的回應是「這種說法很奇怪」、「這是錯誤的」,就表示缺乏說服力。

  要如何增進說服力?是否能按步就班有條理地敘述,將左右簡報的說服力。假若說明的內容過短,會給人跳躍不連貫的印象;冗長,等於提供過多的資訊,讓人產生囉唆的感覺,兩者都會降低說服力。所以,必須考量聽者的知識、立場及經驗,並視情況調整敘述方式。對於聽者而言,只要能提出解決方案的方案,內容自然具有說服力。

設計搶戲投影片 讓觀眾聽你的

  而如何設計出吸睛的簡報投影片呢?也許你會提出疑問:「我幹嘛花時間做漂亮的投影片?如果觀眾抓得住我的意思,誰會管投影片做得好不好?」因為觀眾會以投影片的質感來衡量你和你的簡報,如果投影片精緻美觀,觀眾會樂於聽你怎麼說;反之,如果投影片設計糟糕,只能讓觀眾認為你不在乎這場簡報,一旦對你觀點不佳,就很難讓他們對你的簡報產生興趣。

設計TED等級投影片的第一步

  充滿生命的簡報,就不會讓觀眾感到乏味。如何設計吸引聽眾目光的簡報,在阿卡錫.克利亞(Akash Karia)所著《TED人氣講者這樣做搶戲投影片》一書中,歸納了幾項建議。

  很多新手常會犯下一個陷阱──把所有東西都放進一張投影片,他們有時從Word檔直接複製貼上一段文字到投影片裡,變成很恐怖的「文件式投影片」,既是文字檔,又是PPT投影片,最後淪為四不像。

  出色投影片的第一條法則是:把想法寫在紙上,拿出你的紙與筆,寫下所有想法與重點,這是替簡報腦力激盪的階段。接下來,再從中選出最棒的點子。只要選出幾個關鍵點子就好──對核心訊息來說,很重要的點子,這些是要放進簡報的,其他的就割捨掉吧!

善用快速故事分鏡圖

  一旦找出核心訊息,想法都寫在紙上後,從中選出幾個要闡述的關鍵點子,把各種點子串在一起,此時也可以替簡報畫出分鏡圖。什麼是分鏡圖?分鏡圖就是勾勒簡報要點的示意圖。為什麼簡報設計要用分鏡圖?因為它可讓你擺脫標題與條列重點的桎梏。

  畫分鏡圖的最佳方式是使用多張便利貼,每張代表一張投影片。接下來,迅速把點子畫在便利貼投影片上。分鏡圖要畫圖以呈現點子,例如圖表、圖示、圖案或照片,都是打算用在投影片裡的。

  分鏡圖畫得簡單潦草即可,不必是什麼大師傑作,我們只是憑簡單圖示讓腦中想法躍於紙上。但請記住,盡量別用文字,只以圖片代表點子,原因是圖片比文字更有趣、動人、好記。

  用便條紙畫分鏡圖的另一好處,是你可以把便條紙貼在牆上,檢視簡單的流程,自由改變次序,試過不同排列組合,最後找出最棒的一種。

以搶眼圖片吸引觀眾

  如果你想讓投影片更吸引人, 就絕對要搭配搶眼震撼的大張圖片。圖片用得好,不僅投影片更吸睛,簡報也會讓人印象深刻。生物學家約翰.麥迪納(John Medina)在《大腦當家》中說,研究指出多數人在聽完演講3天後,大概只會記得10%的內容,但如果你加入了圖片,比例會大幅提高至65%。

  視覺輔助對觀眾確實是一大輔助,讓他們更瞭解你的概念,假設要描述一個錯綜複雜的程序,用圖片協助觀眾理解是個好主意。如何選取適合的圖片,能更清楚傳達你的概念呢?

 一、使用能激起情緒的圖片

  在選圖片時,記得選能激起觀眾情緒的圖片。舉個簡單的例子。如果你要講無家可歸的議題,放一群流浪漢站在收容所前面的照片,還不如放阿婆瑟縮在樹下拿厚紙板擋雨的照片,比較能夠激起觀眾的情緒。

  至於要怎麼判斷哪張圖片能激起情緒?就選擇最能激起你自己情緒的圖片,自然也能激起觀眾的情緒。

 二、三秒鐘法則

  三秒鐘係指觀眾該在看到投影片的三秒內馬上搞懂。基於這個法則,你不妨用簡單易懂的圖片呈現概念,投影片要像一面大型廣告板;靠一大張圖片抓住觀眾的目光,而且讓他們能夠迅速明白。

 三、不放老掉牙的圖片

  所放的圖片一定要很新鮮。什麼叫新鮮?就是避開太多人用過的老掉牙圖片。如果觀眾被迫盯著老掉牙的圖片,就會逐漸對你的簡報興趣缺缺,所以你該用新鮮新奇的圖片呈現概念。

 四、留白的藝術:精簡再精簡

  空間不是有待填滿,而是讓不同部分得以平衡,留下喘口氣的空間,就會顯得和諧自然。可惜很多講者並不懂留白的藝術,拿各種東西把投影片塞得滿滿的,例如商標、圖片、文字、圖表和表格。結果投影片變得亂七八糟,讓觀眾眼睛變痠,很快就會感到疲倦想睡覺。

  所以,要記住,刪掉不必要的文字、商標和圖例,留下足夠的空白,讓投影片呈現出自然的和諧。

  選用適合字體 為簡報成功關鍵前文已提到投影片上的文字要少,但如果確實使用了文字,絕對要選擇適合的字體。或許你不覺得字體有什麼重要,但其實字體對簡報的成敗影響很大。

  不同的字體與大小呈現不同性格,進而讓觀眾的情緒在無意識間受到影響。那該如何選擇適合的字體?

 (一)選擇跟訊息相同的字體

  不同字體帶著不同的感覺,具有各自的性格。有些字體適合嚴肅場合,有些字體適合輕鬆場合。所以,既然不同字體帶有不同感覺,你要選擇你想傳達訊息相符的字體,彼此相輔相成。

  你可以問自己想傳達怎樣的感覺?多試多種不同字體,直到找出感覺很對的字體為止。

 (二)不超過兩種字體

  你該用兩種字體就好,一種是特別大的字,用來吸引注意力;一種是比較小的字,例如標題可以用一種字體,副標題可以用另一種字體。放在一起的字體必須屬於類似性格,正式專業的字體不要與輕鬆活潑的字體擺在一起,否則很不搭調。

  選字體時還要注意一個重點,那就是盡量找「有大家族的字體」。什麼叫做大家族的字體?字體家族是指不同的字型樣式選擇:標準、粗體、斜體與壓縮體等。你下載的字體至少要有標準、粗體、斜體等三種字型,樣式愈多愈好。

  此外,務必要把新字體存進簡報軟體裡,否則在其他電腦會無法正常顯示。另一種方法是把簡報存成PDF。

 (三)坐在最後面的觀眾,也要能看得一清兩楚設計投影片時,要替坐在最後面的觀眾著想,字體要大到讓坐到很後面的觀眾,也可以看得一清兩楚。如果他們看不清楚投影片上的字,最後會索性放棄,開始分心。

 (四)換字級大小,製造驚喜效果  

  在同一張投影片上採用不同字級大小,可以讓畫面有層次。假設你引用了一個句子,不妨以最大字體凸顯關鍵字,與其他文字明顯區隔,幫助觀眾立刻抓住重點。使用影片讓簡報更火辣

  研究指出,觀眾聽簡報10分鐘之後,注意力會大幅下降,這代表簡報的變化很重要。若你已經持續講了10分鐘,不妨和觀眾互動一下,提高他們的注意力。

  另一招是播放影片,也有助於觀眾繼續投入,使用影片有以下幾個好處:改變簡報的步調;迅速讓觀眾明白,省得大費唇舌;比圖片更有力。

  無論你是想靠影片改變簡報的步調,還是想激起觀眾的情緒,都要記住幾個原則:

 一、 短一點才好。影片要短一點,如果只有18分鐘的TED演講,影片最好少於30秒。因為切記,觀眾要看的是你,不是影片,所以你可以靠影片幫你一把,但不要播得太長。

 二、 畫質要高。千萬別播畫質低劣的影片。

 三、 影片要加進簡報檔裡。你有沒有看過講者手忙腳亂在桌面找影片檔,如此一來,演講時間就會跟著縮水?

肢體語言 也是簡報重點

  簡報發表者的好壞判斷,是資料完備與否的內容面、和發表者本身技巧的相乘結果。因此,不論內容準備的多麼完善,只要發表者的技巧拙劣,簡報就可能失敗。

  所以,發表者首先要注意以下五點:姿勢、手腕的動作、眼神、聲音。平時只要多加練習這五點,便能流暢地發表簡報。

停止無意識的小動作  與聽者有眼神交流

  進行簡報時,要停止無意識的小動作,例如旋轉上半身、前後搖晃、肩膀的上下起伏、搖擺頭部、突然旋轉頭部等,都會帶給讀者心浮氣躁的感覺。

  身體的所有動作之中,就屬雙手的動作最為顯眼,所以首先決定好預設位置,也就是雙手不使用時的擺放位置。建議是身體放鬆,雙手在肚臍下方輕交握,男性的雙手在肚臍下方輕輕交握,女性則是雙手在覆蓋肚臍的位置輕輕交握。

  另外,簡報時要與聽者有眼神交流,眼球隨處飄移,會讓聽者感到不安。簡報發表者只能看三個地方:聽眾、螢幕、PC等器材,避免長時期盯著天花板或地板,當然也不要只盯著螢幕看,偶爾也要和聽者進行眼神交流。眼神交流時,不要同時以所有聽眾為對象,一次對著一個人說5秒鐘左右的話即可。

音量放大 控制說話速度

  無論是否使用麥克風,隨時都要提醒自己大聲說話。同樣的內容,只要大聲說明就能產生說服力,音量控制在大聲耳語的程度即可。第一句話的音量要特別放大,因為這會影響到簡報整體的音量。

  還有,說話的速度要放慢,1分鐘不要超過300個字,同時也要注意說話時的抑揚頓挫。維持聲音的強弱及高低,字正腔圓地慢慢發表簡報。

  除了要注意音量和速度之外,還要盡可能排除雜音,例如最具代表性的「嗯」,其他還有「這個」、「那個」、「呃」,以及句尾的「~這樣」等。
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