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職場新鮮誌

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職場觀點

每天工作被打斷20次心很累?4招教你避開職場上的「時間小偷」

讓同事、客戶或長官變成不斷耗你時間的「時間小偷」_圖Pixabay.com_Cheers雜誌提供 讓同事、客戶或長官變成不斷耗你時間的「時間小偷」_圖Pixabay.com_Cheers雜誌提供

「抱歉,可以打擾一下嗎?」以前的你,可能會習慣性回答:「哦,好啊」,放下手邊工作,轉頭處理同事或上司的問題,甚至將注意力轉到其他事情上。但是,看完這些數據,你下次回答:「哦,好啊」之前,可能得再想想!

《哈佛商業評論》(HBR)2020年的最新調查顯示,工作人平均每天會被打斷20次以上。而加州大學爾灣分校(University of California, Irvine)早在2015年就已經發現,每當被打斷之後,一個人平均得花 23 分15秒才能將注意力集中。換句話說,如果一天工作8小時,那麼每被打斷一次,就會耗掉你二十分之一的時間。所以難怪別人都能按時下班,但是你卻得加班才能做完。

當然,這不是要你天天說「不」,當個難相處的同事。但是,既然知道專心那麼難,時間又那麼寶貴,是不是該找出一些遊戲規則,避免自己的工作不斷被打斷(interruption),讓同事、客戶或長官變成不斷耗你時間的「時間小偷」(time bandit)?

方法1:建立無干擾時間表

心理學家研究發現,一個人的集中力最多可以維持40分鐘,再加上先前準備的20分鐘,也就是一個小時的「專心時間」。回想一下還在念書的時候,一堂課是不是大概50分鐘?這就不難理解為什麼要有10分鐘下課的空檔了。

而對工作人來說,如果每天能夠畫出2~3次的「無干擾時段」,相信你的工作就能變得更有效率。

商業雜誌《Fast Company》指出,每個工作人都應該適時檢討自己的時間安排,排除不必要的會面,不必要的拜訪,或是把每天的瑣事集中一個時段處理,剩下的時間就能專心的用在當前最重要的目標上了。

方法2:建立互不打擾默契

顧問公司Alliance Work Partners建議,最好以明顯的標識,告知同事或上司,「我正處於工作模式」,比如每天上午的10~11點,都謝絕談話,有事請11點過後再來。

當然,相對的,其他同事也有不被打擾的權利,因此,在說出「不好意思,可以打擾一下」之前,先觀察一下對方的狀態,如果確定對方不是正在全心全意地處理手上的案子,那就可以稍微打斷對方,問你想問的事。

方法3:改變自己的工作習慣

時間小偷並不是只有同事、客戶或長官,自己的壞習慣也可能耗掉自己的時間。

舉例來說,你是不是習慣一心多用,工作跟視窗一樣,一直切換來切換去?《Fast Company》說,同時處理兩件事,大腦在處理新工作時,還會留著舊專案的印象,也就是占掉你的「記憶體」,當然無法專心工作,因此一次一件事,才是做好做滿的不二法門。

另外,定期檢查一下e-mail,回回LINE,也可能是你無法專心的凶手。所以,當你需要專心時,關掉信箱、LINE和手機,效果可能比你想像的還好。

方法4:面對急事,當機立斷專心處理

最後,面對非得放下工作、分心處理的要事,該怎麼辦?

《HBR》說,明尼蘇達大學(University of Minnesota)的管理學者勒羅伊(Sophie Leroy)發現,如果告訴自己,處理完B工作之後,你
還會有足夠時間處理好A工作,那麼多數的人都能不帶雜念地好好處理眼前的工作。
但是相反的是,如果他們刻意提醒受測者,A工作會來不及,那麼很多人會連B工作都一起搞砸。

因此,面對非處理不可的事,與其拖拖拉拉,一邊想著手邊的工作,一邊處理上司的急件,或同事的求救,不如告訴對方,「給我幾分鐘」,然後將手邊的事做到一個段落,再開始處理下一件事。

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