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職場充電

為什麼報表讓人霧煞煞?善用樞紐分析法,看懂數據說什麼

只要掌握三招「樞紐分析法」,就能幫你從繁雜的統計報表中,找出銷售盲點與業績機會!圖freepik_Cheers雜誌提供 只要掌握三招「樞紐分析法」,就能幫你從繁雜的統計報表中,找出銷售盲點與業績機會!圖freepik_Cheers雜誌提供

大數據高手都在用的Excel樞紐分析法,不需要複雜的函數公式,也不用額外花錢購買報表軟體,只要掌握三招「樞紐分析法」,就能幫你從繁雜的統計報表中,找出銷售盲點與業績機會!

當你拿到一份原始數據清單,它可能是從電商後台匯出的訂單詳情,或是POS系統分享出來的銷售清冊,要如何把這些流水帳整理成一份可讀性高的統計報表?其實,你不需要多厲害的報表軟體,也不用多複雜的函數公式,只要打開EXCEL,按下「樞紐分析表」功能鍵,就可以找出隱藏在數字背後的真相!

什麼是樞紐分析表?

它是Excel內建的報表分析工具。

以電商網站訂單為例,原始銷售清單大多是以時間排序出每筆訂單的商品數量與消費金額等資訊。例如中午十二點半,A先生在電商網站上買了兩件外套,含運費共消費了3,000元。10分鐘後,B小姐買了3件M尺寸紅色外套,含運費是4,450元⋯⋯,以此類推,並得出當日或當月銷售清單。只是,若要從中得出哪件單品賣得最好?哪款顏色最受歡迎等資訊,就難以從數字中看出。

透過Excel的樞紐分析表工具,能立刻將這些原始資料透過交叉分析、編排列表功能,重新彙整成一份清楚的統計表單。不論是商品銷售概況、收益報告,還是會員資料、市場調查、客戶滿意度等統計需求,都能藉由樞紐分析法完成。

製作前,先了解5大重點

要如何製作一份樞紐分析表?同樣以電商網站為例,首先,從系統後台匯出特定日期區間(前一個月或前一季)的訂單檔案(通常是Excel可讀的CSV檔)後,以Excel軟體打開訂單檔案,並依循以下步驟進行。

整理表單並統一用語_Cheers雜誌提供 整理表單並統一用語_Cheers雜誌提供

1.整理表單並統一用語

由於平台提供的欄位並非都是有用的資訊,所以必須先刪除不必要、多餘的欄位。若平台的欄目標題是英文寫成,把英文標題改成可讀性高的中文字,並利用Excel的取代功能統一並簡化商品名稱,以方便統計銷售數字。

步驟:刪除不需要的欄位→翻譯並保留特定欄位→按“Ctrl+H”叫出取代功能,統一並簡化商品名稱

優化後的表單進行樞紐分析表_Cheers雜誌提供 優化後的表單進行樞紐分析表_Cheers雜誌提供

2. 將優化後的表單進行樞紐分析表

傳統表單需要一筆一筆計算可用資訊,但透過Excel內建的樞紐分析表工具,可快速篩選出可用資料做成各樣數據分析報表。

步驟:點選「插入」功能列的「樞紐分析表」按鈕→確認選取範圍涵蓋所有表格→點選「確認」→在新工作表側邊欄的欄位清單中勾選需要的欄位標題。

依照不同的統計需求設定欄位與列目_Cheers雜誌提供 依照不同的統計需求設定欄位與列目_Cheers雜誌提供

3.依照不同的統計需求設定欄位與列目

樞紐分析會根據使用者擷取欄位與列目製作出全新的統計表格,在側邊的欄位清單上勾選完成後,Excel會先將欄位標題置放在「個值」區塊,使用者需以滑鼠拖拉的方式設定列的項目。

舉例:商品銷售金額、銷售件數、占比統計報表製作——在欄位清單中勾選「商品名稱」、「品項數量」、「品項金額」→ 將「商品名稱」用滑鼠左鍵拖拉方式從「個值」拖到「列」的區塊→想要增加銷售百分比欄位,需再從勾選處拖拉「品項金額」到「個值」區塊→在「個值」區塊點選「品項區塊2」旁邊的i圖示→點選「顯示資料為」→將「無計算」下拉選單改為「欄總和百分比」→完成

使用群組、移動、排序功能優化後的銷售統計報表更加清晰美觀!_Cheers雜誌提供 使用群組、移動、排序功能優化後的銷售統計報表更加清晰美觀!_Cheers雜誌提供

4. 善用「群組」、「移動」、「排序」功能,報表一目瞭然

在列標籤的欄位標題上按右鍵,可叫出特殊的附加功能。「群組」功能可將同類商品收納在一個主類別底下。「移動」功能可將子類別商品依照想要的方式手動排序。而利用列標籤旁的箭頭選項案件,可以設定排序的數值與選項。

5. 搭配「交叉分析篩選器」與「插入時間表」功能,顯示更多元豐富的數據變化

「交叉分析篩選器」是在統計報表中,再增加一項「參數」,以此交叉分析出更精準的統計數字。

例如,在銷售金額報表中,點選交叉分析篩選器,勾選「付款方式」選項,顯示出使用信用卡、ATM、貨到付款不同付款管道的交叉分析。「插入時間表」功能則是可以秀出每日、每月、甚至每季的銷售額,迅速掌握不同時間商品銷售的變化。

交叉分析篩選器可增加參數與原統計報表比對分析,此為選擇信用卡付款方式的銷售數字。_Cheers雜誌提供 交叉分析篩選器可增加參數與原統計報表比對分析,此為選擇信用卡付款方式的銷售數字。_Cheers雜誌提供
插入時間表則以時間軸的方式,可點選不同日期天數、月份看出商品銷售的變化。_Cheers雜誌提供 插入時間表則以時間軸的方式,可點選不同日期天數、月份看出商品銷售的變化。_Cheers雜誌提供

解讀報表3大心法,讀懂消費者的心

完成統計報表後,接下來就要繼續進行更精準的大數據分析,挖掘數據背後的意義。

心法1:鎖定關鍵數值進行深度分析

可試著從樞紐分析中統計更多元豐富的銷售報表,進而得出每日、每月銷售數據變化、商品排名變化、客戶縣市所在地、與上月或上季銷售額相比、與去年同期相比等數據。

例如,從當月的每日銷售數字得出銷售熱賣時段區間是否會因為距離發薪日遠近而變化,商品的淡旺季差異如何解決?商品生命週期是否已經到尾聲?是否需要開發新產品增加話題,更深度地分析出什麼時候要投放廣告、什麼時候祭出打折優惠最能吸引新客上門。

心法2:搭配圖文並茂的圖表,更能洞悉數據變化

利用Excel的設計功能美化表格,並搭配圖表功能。比如,折線圖可以看出每週、每月的銷售數字變化;圓餅圖可了解商品銷售比例或客戶年資、年齡比例;長條圖則可以看出前3~5名熱銷主力商品每個月的數字變化。若要做成報告,使用者可靈活運用圖表於簡報檔中,讓主管更清楚掌握數據。

心法3:看出數字背後意義,隨時調整銷售策略

為什麼老闆們都愛看統計報表?統計報表有趣之處,就是從各數值的漲跌之中看出銷售趨勢與盲點。

例如,一間手搖茶門市上個月業績下滑,但來客數並沒有減少,原因是因為客人大都點純茶飲,少點較高單價的珍珠奶茶,造成平均客單價下滑。

又根據門市人員跟熟客之間的互動聊天,推測可能是因為夏天即將到來,許多消費者開始注重減重減糖。針對這個問題,門市可以推出仙草等低卡手搖飲,或是推出第二杯八折的優惠,提高客單價。

針對不同的報表結果,可進行不同的商品策略。如推播熟客折價券吸引老顧客回購,又或者投放社群廣告吸引更多新客上門。

案例實作:運用樞紐分析,統計客戶座談會後滿意度

某公司在新系統上線前,針對客戶舉辦座談會,並於會後請與會者透過Google表單線上填寫滿意度調查,會員滿意度表單,並以樞紐分析方式得出下圖的統計報表以及客戶年資等資料。

以樞紐分析方式得出統計報表_Cheers雜誌提供 以樞紐分析方式得出統計報表_Cheers雜誌提供
課程難易滿意度落在70%左右_Cheers雜誌提供 課程難易滿意度落在70%左右_Cheers雜誌提供
邀請的客戶都是熟知系統3~6年以上的熟客_Cheers雜誌提供 邀請的客戶都是熟知系統3~6年以上的熟客_Cheers雜誌提供

從上述統計表中得知,這次邀請的客戶都是熟知系統3~6年以上的熟客,而在課程滿意度方面,課程難易滿意度落在70%左右,顯然後續還有很多優化的空間,創造更好的客戶體驗。

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