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職場新鮮誌

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職場觀點

活用文字力、軟體工具,打造遠端工作最佳狀態

後疫情時代,遠距辦公當道_圖片來源unsplash.com_Cheers雜誌提供 後疫情時代,遠距辦公當道_圖片來源unsplash.com_Cheers雜誌提供

後疫情時代,遠距辦公當道,為勞動市場帶來兩大新趨勢。一是促使企業突破地域限制,廣納海外人才;二是帶動產業數位轉型,改寫未來工作型態。

後疫情時代,遠距辦公當道,為勞動市場帶來兩大新趨勢。一是促使企業突破地域限制,廣納海外人才;二是帶動產業數位轉型,改寫未來工作型態。今年5月,台灣也正式加入此行列,啟動分流和居家辦公。然而,許多企業因為不熟悉科技工具,或數位化進程相對緩慢,導致團隊協作不易、工作效率下降。

CakeResume在遠端工作期間,也進行了許多內部調整,讓作業流程重上軌道。前前後後,花了大約一週時間,達到團隊運作順暢、工作效率不減反增的成果,也在過程中,整理出一些可供企業參考的遠端工作術。

練習3個段落文字表達,強化遠距溝通

首先,居家辦公面臨的第一項考驗,就是團隊成員之間的「文字表達能力」。

當面交談時,一般人都能在對話之間快速掌握重點,但一旦將訊息化成文字,就需要充分的組織和邏輯性。

舉例來說,當公司官網遇到問題,若只告知工程部的同仁:「網站沒辦法登入,好像有bug。」卻沒說明操作流程,或是附上畫面截圖和連結,就會徒增對方困擾,增加來回問答的次數。

在處理大型專案時更是如此。由於工作事項龐雜,不同部門間也需要交接任務、追蹤進度,若訊息無法以文字精準表達,將大幅增加溝通成本,降低協作效率。

為了加強訓練,CakeResume在內部舉辦了一場工作坊,教導同事如何將文字訊息「文件化」。我會要求團隊,盡可能用一則訊息,就把事情的來龍去脈交代清楚。例如,一則訊息可大致分成3個段落:先精簡扼要的說明想法,再以數據、連結或截圖輔助標題,最後歸納出一個以目標為導向的結論。

同樣的標準,也能應用到公司的文件紀錄(Documentation)上。在遠端工作前,許多事情都能以口頭報告,書面資料常常寫得不夠詳盡,直到遠距辦公,才凸顯了文字建檔的重要性。其實每件任務的動機、目標、待辦事項,都應清楚描述。

以業務團隊為例,過去可能只要寫下拜訪客戶的單位、時間、地點,其餘用口頭說明;但現在就連對方的公司背景、發展方向、當天的對談紀錄都要一一詳載。如此一來,其他同事只要點開文件,就能一目了然所有資訊,省去冗長的視訊會議時間。

選擇整合多方服務的通訊軟體

有了文筆的鍛鍊,下一步,則是軟體設備的升級。

目前市面上有很多遠距辦公工具,包含具備通訊功能的Slack、Microsoft Teams,視訊會議工具Zoom、Google Meet、Cisco Webex,以及用來執行專案管理的Trello、Asana等。每家產品各有其特色和優勢,端看企業的需求與偏好。

真正重要的是,軟體間是否能彼此整合(Integration)。我認為一個良好的遠端工作環境,必備一款「能整合公司其他SaaS(軟體服務)」的通訊軟體,也就是能結合訊息、視訊、任務排程等一體化服務的科技工具。

以CakeResume為例,我們使用Slack作為主要通訊軟體,並串接Zoom、Google Calendar、Trello等來執行會議和追蹤任務。只要在Slack上輸入“/zoom”就能開啟視訊會議、查閱參與人員,使操作更加便利。

另外,所有軟體的通知也都會集中到Slack上,由單一平台收發訊息,減少資訊遺漏的可能性。

在串接Google Calendar之後,每天可直接從Slack接收當日活動安排,不用再另開行事曆確認行程;每項活動開始前,系統也會跳出提醒通知,附上活動說明、視訊連結等資訊。

善用排程功能追蹤專案進度

在進行專案合作時,也建議企業可以整合一款任務排程軟體,以更快速、即時的方式掌握整體進度。

在CakeResume,我們習慣使用Trello來規劃待辦事項、安排任務時程。每完成一件事,都能在清單上打勾,或是拖曳任務卡片、改變任務狀態。而以上每項更動,都會發送通知到Slack,方便同事了解彼此的工作概況。

不過,太過頻繁的訊息通知,恐怕會降低遠距工作的品質。因此,我們在Slack上,替每個團隊開了一個外部通知的頻道(Channel),專門接收Trello等其他服務的訊息,讓成員們可自行斟酌是否應該關閉提醒。

在使用Slack對話時,也可針對單一訊息進行個別回覆,讓除了當事人之外的同事不會收到通知,有助於過濾不必要的訊息,減少分心機率。

換句話說,在挑選通訊軟體時,應以不過分干擾、卻也不至於漏接重要訊息為原則,並適時調整運作方式。

整體來說,疫情雖然改變了原有的工作模式,卻也是企業成長或數位轉型的契機。像是上述提到的文字表達、建檔能力和數位技能,不論疫情過後與否,都能繼續沿用,維持高效的工作節奏。

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