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職場新鮮誌

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職場觀點

訓練表達能力 5 大練習:一輩子受用的表達技巧

你是說話沒重點,害怕上台簡報的人嗎?表達能力不佳,不僅讓人沒自信,也使職涯發展受限。透過5個練習,可以快速訓練你的表達能力,自信地站上舞台!

讀完這篇文章,你可以學到:
1.知名大學與企業都開始重視表達能力。
2.訓練表達能力先從活絡大腦語言區下手。
3.不要怕犯錯,沒有100分的表達能力,接納自己、更多練習讓表達能力越來越好。

從大學甄試、小組報告,到求職面試,甚至步入職場後的會議、簡報、跨部門溝通、客戶服務等,都少不了「表達能力」。

究竟表達能力有多重要?卡內基溝通大師暨創辦人黑幼龍就指出,口語表達能力好的人,往往能獲得更多機會。劍橋大學的研究團隊也發現,在培養口語表達能力的同時,也有助於提升數理和邏輯能力。

害怕上台簡報嗎?圖片來源:Pexels_Cheers雜誌提供 害怕上台簡報嗎?圖片來源:Pexels_Cheers雜誌提供

表達能力是職涯晉升的敲門磚

為了培育頂尖人才,世界名校也紛紛加強培育學生的表達能力。

例如美國加州大學2003年起將表達能力加到入學測驗中;哈佛大學前校長德瑞克.伯克(Derek Bok)也在他的《大學教了沒?哈佛校長提出的8門課》著作中,提出8個美國大學的教育目標與建議,第一個就提及「良好的表達能力(包括寫作與口語溝通)」。

之所以從大學就要培養表達能力,原因在於,它通常是進入職場的重要敲門磚。

萬寶華(ManpowerGroup)人力派遣公司就調查發現,56%雇主表示,員工的書面和口頭表達能力是他們最看重的;《Cheers雜誌》2022年的「企業最愛大學生調查」也顯示,人際溝通能力(包括表達能力)是企業最看重的新鮮人特質

值得關注的是,表達能力其實可以靠後天養成。從科學角度指出,表達能力的強弱,跟大腦語言區的發展有高度關聯,只要不停地鍛鍊,活絡大腦語言區,就有機會提升表達能力。

「股神」巴菲特(Warren Buffett)就曾在他的自傳中提到,以前的他很怕在眾人面前說話,直到上了溝通表達課,才讓他煥然新生。

以下是有助於提升表達力的5個練習:

練習1:模仿實況轉播,練習用詞更精準

適合對象:與人溝通時,很難產生共鳴的人。

很多時候我們無法將當下感受,用精準的詞彙表達,也就是所謂的「詞窮」。要解決這類窘境,除了大量閱讀,還可以用實況轉播訓練來強化觀察力,進而透過文字與語言,更精準地表達個人感受。

建議你可以從家裡附近的公園開始練習,仿效球賽主播的抑揚頓挫,將眼前的場景真實描述出來,例如:「前方100公尺處,有2位小朋友在盪鞦韆,後面有3、4位小朋友在排隊,看起來盪鞦韆無非是公園裡最受歡迎的器材……。」

若你不知道該如何開始,不妨運用常見的「4W1H」原理,依序點出主角(Who)、時間(When)、地點(Where)、事件(What)、如何發生(How),並串成約1~2分鐘的完整故事,如此一來,打籃球的學生、遛狗的人、吵雜的麻雀、陰暗的天氣,皆能成為實況轉播的故事腳本。

練習2:累積生活體驗,表達內容更豐富

適合對象:不善於給意見、或點子很少被採納的人。

每當面對主管提問,你即使心中有想法,卻只會回答:「還不錯」、「很好」嗎?
即使這樣的答案很安全,但會讓主管留下:你無法提供有建設性建議的印象。

建議在職場上,當必須針對一項提案或計畫給予回饋時,可以先將重點聚焦在單一主軸上,例如,當主管問你,「你覺得這張海報設計如何?」,你可以就海報的排版方式、設計概念、風格色系等層面,提供具體化的詞彙,例如回答:「海報的設計風格帶給人一種奢華感,讓商品價值瞬間升級至精品等級,相信可以吸引到相對的客群。」有較完整的陳述,聆聽者會更清楚你的感受,同時也有助於做細部討論。

要練習表述,最好的練習方式,莫過於多累積一些不同的生活體驗,例如透過美食、音樂、電影等可以刺激感官的事物來練習。若品嘗異國料理,可以試著從擺盤、食材、口感等細節,來描述具體感受,而不要只會說「美味」、「好吃」。

練習3:金字塔表達術,長話短說有重點

適合對象:說話沒重點、或常被認為拐彎抹角的人。

如果你常說話沒重點,讓人摸不著頭緒,可採用國際顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company)的「金字塔表達術」來提升表達能力。其精華在於「先講結論,再說理由」,讓聆聽者可以更快進入你的表達情境。

這套金字塔理論,由上而下依序是最上層的中心論點,指的是開頭就要點出結論,第二層是闡述支持該論點的證據或其他關鍵訊息,第三、四層則是次要訊息,透過許多補充資料,讓聆聽者更清楚你要表達的重點。

你可以從觀看衛福部指揮中心的每日直播記者會、或從公司的一場內部會議來練習,當聽完報告後,在紙上寫下一個結論,以及三個與之呼應的重點論述。之後再與媒體報導或會議紀錄作比對,就可以看出自己抓重點的方向,提升敏銳度。

練習4:常問Why,思考及表達更全面

適合對象:面對他人提問,時常無法及時反應的人。

你是否每天認真工作,但每當主管提問時,卻總是啞口無言?原因很可能在於你並不清楚做這件事背後的「Why」。

切記,要不被問倒,最好的方法是在心中先練習Q&A,例如:「為什麼我會選擇健康做為宣傳主軸?」、「因為根據市場調查顯示,消費者有此需求。」、「如果消費者有需求,為何同業競品很少採用?」、「出在成本考量,以健康為主軸需要一連串的實驗數據,證明產品的安全」…如此反覆自我詰問後,會更清楚自己做事的核心與價值所在。

練習5:訓練聯想力,表達才凸顯新意

適合對象:缺乏說服力,或是意見通常較平庸的人。

心理學家薩樂諾夫.梅德尼克(Sarnof Mednick)曾說過,創意來自於聯想力,愈有創意的人,愈能將看似無關的事物串在一起。

要訓練大腦的聯想力,可以從「舉一反三」的練習開始。例如,以「蛋糕」為主題,把你對蛋糕的所有聯想寫下來,可能會是「慶祝」、「下午茶」、「優閒」……等,寫完30個詞後,再開始練習另一個主題。這麼做會有助於打開你的思考路徑,對事物的想像變得更寬廣。

要提升表達能力,除了以上5個練習之外,最重要的功課,其實是「自我接納」,許多人因為個性內向、怕表現不好而不敢表達,但是別忘了,表達能力是可以練習的,像巴菲特就是最好的實證,唯有你自己願意克服心魔,並勤奮練習,才有機會翻轉劣勢,為職涯加值!

參考資料:
Hikita Yoshiaki/《就算腦子一片空白,也能說出花來》/究竟出版
石倉秀明/《邊緣人CEO的零社交成功技巧》/大是文化

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