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職場新鮮誌

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職場觀點

如何正確運用5W2H分析問題、解決問題?職場大小事都適用

工作人面對大小雜事難免有時頭昏眼花,再怎麼想也理不清頭緒時,不妨用5W2H法幫你找出解決之道。

5W2H該注意的3件事:

1. 5W2H內容必須清楚明確,碰到問題就要找解答。
2. 最後一個"H"(How much)最關鍵,做好成本管控,更有機會掌握成效。
3. 5W2H的訂定不妨集思廣益,多找幾個人當參謀,定案的計畫才夠縝密。

做重大決策時,最怕雜亂無章,當太多事務塞滿你的大腦,首要之務是釐清問題,用最簡單的「5W2H」法,有機會幫你找出解決之道。

工作人面對大小雜事難免有時頭昏眼花。圖片來源:Unsplash_Cheers雜誌提供 工作人面對大小雜事難免有時頭昏眼花。圖片來源:Unsplash_Cheers雜誌提供

5W2H是什麼?

5W2H又稱「七何分析」,據稱源自二次世界大戰的美軍兵器修理部首創,與一般常見的「5W1H」所差之處,只在於最後一個"H"(How much),也就是凡事都要先搞清楚代價,才能準確盤點資源,提前評估效益。

5W2H分別是:"Why"(為什麼做)、"What"(做什麼)、"Where"(在哪裡做)、"When"(何時做)、"Who"(由誰做)、"How"(如何做)、"How much"(成本是多少)。

以下詳細介紹各個項目的意涵:
・Why:目標,釐清做這件事的本心初衷為何,制定其他"W"與"H"時,才不會繞遠路或浪費資源。關鍵在於簡潔扼要,其他的"W"與"H"都要呼應"Why"所衍生的目標。

・What:關鍵內容,把目標想像成一塊完成的拼圖,那麼每一片都是"What",當完成各個分項後才能實現目標,而每個項目都要與目標有明確的因果關係,以免浪費時間精力在無意義的事情上。

・Where:突破點,白話來說就是「從哪下手?」,找到最容易入手的施力點,後續就能順水推舟。

・When:時程,除了評估什麼時機最適合推動之外,也要一併思考花多久時間完成最好?

・Who:執行者,哪些人要參加,他們各自又該負責什麼?有明確的分工,才能確保各司其職,讓專案不斷推進。

・How:具體作法,最好善用圖表,清楚說明步驟。

・How much:成本預算,數字列表最能清楚呈現。

5W2H範例

以「天下食品」新推出的「Cheers巧克力」為範本,行動計畫的5W2H簡敘如下:
・Why
「天下食品」先前沒有涉足巧克力市場,但因看見市場商機,希望藉「Cheers巧克力」打下系列產品的根基。

「全面市調公司」的調查顯示,巧克力是58%年輕女性職人的必備好物,其中又有72%強調巧克力能補充熱量、讓心情變好。

因此「Cheers巧克力」的行銷目的就在建立「Cheers巧克力讓妳一起Cheers」的形象,進而使25~35歲的職場女性轉化為產品的主力客群。

・What
「杜拉拉」為多項票選中的職場成功女性代表,擔任代言人可引起目標客群注意。
「逛街雜誌」調查,48%年輕職場女性沒時間逛街,用網路購買或辦公室團購的機會卻很多。

因此本次活動網路行銷為重點,擴大目標客群對Cheers巧克力的接受度,並轉化為固定會員。

・Where
先透過LINE、Facebook、Instagram上的活動發送折購碼,讓消費者於Cheers巧克力主網站兌換,吸引年輕女性下單。

・When
主活動期間為2022年10月15日至11月30日,搭配雙十一的網購熱潮。
其中,社群網站活動頁面、主網站入口網頁配置應於10月1日前完成,並做好流量測試。商品須於8月前完成通過食品檢驗,並在9月底前完成包裝設計、量產。

・Who
產品代言人杜拉拉、專案負責人王巧巧、Cheers巧克力行銷團隊、天下食品內部與外部支援人員。

・How
舉辦代言人發布會,與社群行銷活動起跑記者會。串聯網路互動活動,吸引消費者上Cheers與各大社群網站合作設計的「Cheers幸運大富翁」活動,有機會獲得折購碼、終身免費會員等不定優惠。
另外,Cheers巧克力主網站,限時推出購物滿新台幣500元即成為會員,之後購物可享9折優惠。

・How Much

1. 代言人酬勞新台幣30萬元
2. 宣傳活動費用新台幣30萬元
3. 網站建製與維護費用新台幣80萬元

完成了5W2H的行動計畫後,如果牽涉層面不廣,可以直接找幾位合作夥伴再審視一遍。如果規模廣大,就必須召開多場跨部門會議,聆聽各執行端的經驗與反饋,再逐步寫下計畫細節,以免計畫不夠縝密。

5W2H不限於用在工作,即便是規劃求婚、家族旅遊,都能派上用場。當你的思緒打結時,不妨試著用這套工具,讓你的所有計劃都能落在紙上,一目了然執行進度與重點,幫助你事半功倍!