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職場新鮮誌

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職場觀點

一直在加班,怎麼才能早下班?

前言:利用上班前整理桌面與工作排序,在上午就把重要的事項完成,或利用郵件標示功能管理郵件…,只要幾個小方法,工作效率就能超乎想像!

撰文◎Career編輯部

很多公司為了成本考量,一個員工當兩個人用。忙碌,已是現代人的工作常態,「早點下班」也成了遙不可及的夢想。

其實,若工作方法夠聰明,工作量再大,還是可以快速有效率完成。以下幾個行動計畫,可幫助你在新的一年逃離「加班煉獄」。

行動計畫1-把握工作前的1分鐘

多數的學習高手或時間管理專家,都建議要好好把握通勤、午休、睡前等零碎時間,只要運用得當,短短幾分鐘也大有可為。

32歲便達成年收2千萬日圓〈約台幣600萬元〉目標的後藤勇人,靠的就是善加利用每天早晨短短的1分鐘,為自己帶來巨大的助益。

他在《早上1分鐘的習慣,改變你的人生》書中舉例,上班族搭車通勤時,只要花1分鐘看看車內廣告,或觀察同車的乘客在做什麼,往往可激發許多工作上的靈感。而開始上班前,先用1分鐘將桌面整理乾淨,對於工作效率也大有幫助。或是抽出1~3分鐘,將當天的待辦事項寫下來、決定處理的先後順序,如此可使做事更有條理,也可掌握一整天的工作流程,對提升生產力相當有效。

行動計畫2-打造可以專心工作的空間

日本員工教育訓練專家藤井美保代在《主管交辦的工作一次就OK!》書中也提到,雜亂無章的辦公桌,是滋生錯誤的溫床,因為紊亂的桌面,會使你難以集中精神在眼前的工作上,因此一定要把桌面整理乾淨,讓每件物品各就其位,並丟棄不必要的物品,讓桌面保持簡潔。應養成每次用完東西物歸原位的習慣,這個動作只需要花幾秒鐘,卻能維持一個可專心工作的環境。

藤井美保代指出,如果文件沒有隨手整理,日後找起來大費周章,甚至延誤理處理時機。不妨依照處理進度將文件分類,用「未完工」、「待回覆」、「已完工」3個資料匣分別管理,如此便可一目瞭然。

行動計畫3-在注意力黃金時段處理要務

除非是夜貓族,人通常在早上精神比較容易集中。因此,專家都建議在思路較清晰的上午時段把重要的工作完成,以免精神渙散發生失誤。藤井美保代提到,上班族還可設定幾個禁止他人打擾的「注意力集中時段」,用來處理數字計算、製作傳票等需要高度專注的工作。

當然,公司人來人往,要完全不被打擾並不容易,同事的干擾並非惡意,而是不知道你正在進行需要專注的工作。這時可在桌上貼出「請款單作業中」或「傳票作業中」等標示,讓同事察覺你在忙,就會配合避免打擾。

行動計畫4-善用標示功能 管理電子郵件

上班族每天都接到不少電子郵件,若不懂得郵件管理方法,不但浪費彼此時間,也可能遺漏回覆重要信件。

藤井美保代指出,大部分的郵件軟體,都具有可篩選未讀取郵件,或使用不同顏色標示郵件的功能。上班族應善用這些功能,提高郵件處理的效率,例如將已閱讀過但無法立即回信的郵件標示為「未讀取」,以提醒自己這封郵件尚未處理完成。也可將收到的郵件用不同顏色標示,像是將重要郵件標示為顯眼的亮紅色,以確保不會遺漏任何重要郵件。

而減少對方回信的麻煩,也有訣竅。藤井美保代建議,盡量將與同一事項有關的內容,彙整成一封郵件寄出,這樣對方只需要回覆一封信,就不會有所遺漏。

反之,若要與對方討論不只一個議題時,最好依不同主題,分成不同郵件寄出。若是都混雜在同一封信內,收件者就算能立即回答其中部分問題,但其他問題還需要進一步思考,就會導致整封信的回覆都受到延誤。

行動計畫5-別當冗長會議的幫兇

冗長的會議,也是偷走工作時間的一大幫凶。不少公司每天早上都有早會,由員工報告工作進度或討論今日事項,若報告者發言不太囉唆,必然會拖延會議進度。

因此,報告者請務必預先做好準備,備齊報告時用到的所有文件,上台前先行演練,以便報告時更有效率。進行例行性報告時,切記要長話短說,挑重點講就行了,以免主管不耐,也延誤大家寶貴的工作時間。

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