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職場新鮮誌

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職場觀點

如何打造高效率工作環境?

辦公桌,就是上班族的戰場。辦公環境整齊與否,不只是清潔習慣問題,更會影響工作效率,也是自我管理能力的標誌。

撰文◎Career編輯部

 A君桌面整潔,文件歸位清楚,需要的資料立即就能找到;B君則是紙張散落一桌,公文放到哪裡也搞不清楚。老闆對二人的能力評價,自然是心中有數。

 從個人辦公環境,可以觀察一個人的自我管理能力。辦公桌收納與文件歸檔是否井井有條,會影響到工作效率。幾乎可以斷言,一個不善於「整理」的人,很難有優異的工作表現。

不只收得整齊,更要收得好用

 想擁有清爽的辦公環境,必須先「收拾」再「整理」。收拾的重點在於丟掉沒用的物品,這樣才能減少找東西的時間;而整理不只是將物品「收得整齊」,更要「收得好用」,方便自己立即收納或取用任何物品。總之,必須掌握6個基本原則:

 1‧捨得丟:超過時效、與工作無關、失去興趣的東西就要丟掉。

 2‧分類清楚:可依主題或客戶別,妥善加以分類。

 3‧內容物一目瞭然:運用標籤,以便快速了解檔案資料內容。

 4‧東西要隨時找的到:如果東西太多,可製作「索引」。

 5‧整理之後忘掉:將物品安置的很好找,不必記住東西放哪裡。

 6‧讓東西消失在眼前:資料放進資料櫃,文件放進文件盒。

增加座位隱密性 有助於提高專注度

 雖然辦公室不是專為個別員工設計,但只要不影響其他同事,還是可以稍作改造,營造一個有利工作的環境。

 雖然同事座位之間,有用分隔板隔開,但若能再適當增加隱密性,對提高工作專注度會有幫助。做法是在辦公桌正前方,放置一個寬約80~120公分、高約50公分的ㄇ字型書架,置放文件和書籍,感覺會像在洞穴裡工作,更能集中精神。

 為節省空間,電腦可購買輕薄的液晶螢幕。除非工作完全靠電腦操作,否則最好將螢幕放置在桌面兩側,需要使用時才轉過來。另外,儘量使用多孔插座,以免腳邊電線交纏,造成視覺凌亂。

 色彩規劃也相當重要,若辦公環境五顏六色,容易有不安定感,最好採用同一色系,顏色不要超過3種,以形成色彩的和諧感。

桌面只放「最常用」物品

 辦公桌就是上班族的戰場,在收納的時候,必須以工作效率為最高原則。可按照「使用頻率」來分類,每天必用物品如文具、便條紙要放在桌面,節省尋找時間;偶而使用如膠帶台、削鉛筆機,可以放進抽屜;很少使用的舊資料,就收納在下層抽屜或移至資料櫃。但無論放置何處,都要擺在「固定位置」,甚至可製作一張收納表單,註明各項物品擺放位置,以備忘記時做為參考。

 如果桌上整理乾淨,抽屜卻是亂成一團,那就沒意義了。整理抽屜時,應將常用品置於外側,少用的放內側,並且運用隔板,使同一抽屜內的物品有所區隔。若東西實在太多,又不知該不該丟掉,可先放在有「?」標示的袋子裡,如果半年都沒有使用過,就可以丟棄。

立即分類,固定丟棄

 名片、書信傳真等文件,很容易散落遺失或造成凌亂,只要把握「立即分類、固定丟棄」的原則,整理起來就不難。

 每天交換的名片日積月累,但真正有用的名片頂多100~200張。可將其中較常聯絡者,依姓名順序放在桌上的名片盒,其它則放進大名片本,需要時才取出。

 若想要有效活用,最好在交換名片後,趁著還沒遺忘前,趕緊在名片上註記「對方特徵」、「會面日期」、「會面地點」,日後再度見面時,就能輕易回溯記憶。

 超過時效的邀請函、多年前的賀年卡,該丟就直接丟棄。若信件還有用或具特殊意義,則統一存放到專屬文件夾中。之後再收到信件時,最好立即註記收信日期,將其中關鍵內容畫上記號,若不太重要的就當場丟掉,並定期檢閱文件夾,清理超過時效的信函。

辦公室檔案 可運用索引與標籤

 至於辦公室檔案管理,只要做好主題分類建檔,並且活用索引和標籤,日後想要從成堆的文件資料裡,快速找到需要的那份文件,就一點也不難。

 建檔時,首先得區分「需要」和「不需要」的資料,先確認這份資料是否真的對自己有幫助,將無用的資料清除,避免被氾濫的資訊淹沒。

 資料應依主題分門別類,例如將同一個企劃案的資料,統一放置在立體文件袋、塑膠文件盒中,並運用標籤或彩色透明夾進行分類,以便於日後找尋。

 此外,電腦檔案也是文件整理的一環,可以按照主題或作業軟體來分類。但更重要的是資料備份,即使隨身硬碟已經相當普遍,最好還是固定用光碟燒錄備份資料,以防意外造成資料損毀。

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