Facebook
跳到主要內容區塊 :::

職場新鮮誌

:::
回上一頁 友善列印 轉寄好友
字級:
小字級
中字級
大字級
職場觀點

一個讓日本企業稱霸全球的管理法則:5S管理法

作者/高士閔

小從工廠,大至管理跨國企業,皆適用的5S現場管理法,究竟應掌握哪些秘訣?《Cheers》完整剖析。

看完這篇文章,可以學到的3件事:
1.5S管理法是精實管理的一項工具,由前豐田汽車副社長大野耐一所提出。
2.5S包含整理、整頓、清掃、清潔、素養等5個管理步驟。
3.5S管理法沒有技術門檻,只要懂工作原理,從工廠、辦公室,到個人生活皆適用。

5S現場管理法,究竟應掌握哪些秘訣 5S現場管理法,究竟應掌握哪些秘訣

什麼是5S管理法?

5S現場管理法是一套由整理(SEIRI,以下皆為日文)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SEIKETSU)、素養(SHITSUKE)所組成的管理措施。目的是透過降低不必要的浪費,來提昇工作效率。

這套管理方法最早前豐田汽車副社長大野耐一所提出,屬於精實管理(Lean Production)的一種,目的在於讓組織以最少人力、物料、設備等資源,達成最高的產出。

大野力求減少的浪費有3種:一、不合理、不恰當,二、不均、不一致,三、浪費。

舉例來說,貨車的載貨上限是3箱,一旦載超過,就屬不合理;載3箱以下,則為浪費;而每次載貨數量頻繁變動,一下2箱、一下3箱,則代表不一致。

換言之,5S管理法的重點,是在有限資源下,讓產出達成最高的效果,並且能夠標準化,確保控制成本、維持一定的獲利。

拆解5S管理法五步驟
Step1:整理(SEIRI)

第一步是移除工作環境中毋須使用的事物,只留下實際會用到的物品,這麼做能讓不必要的事物,減少對於生產的干擾。
整理階段,除了丟棄不必要的物品,也是將既有物品排序及分類的絕佳時機,依使用頻率,將同性質的常用物品擺在觸手可及的地方,反之則收在倉庫,將工作干擾降至最低。

【重點】排序、清理和分類
【範例】假如影印機上總放一堆箱子,每次使用時都得把它們移開,耗時又費力,這時就要把箱子丟掉。

Step2:整頓(SEITON)

經過整理後,工作區域只會剩下必要之物,這時就可以按工作流程,將物品擺放在最適合的位置,有助於工作事半功倍。

【重點】物品定位、做出標誌
【範例】在工作機台上,將原物料按照使用年限貼上標籤,並將須先使用的放在離自己最近處,能避免物料過期沒用完,減少浪費。

Step3清掃(SEISO)

第三步是清掃,目的不是美化工作環境,而是透過乾淨來凸顯髒亂,讓人能一眼看出該改善的地方。因此例行掃除什麼時候做?怎麼做?由誰完成?都要定義清楚。

【重點】例行掃除、杜絕汙染
【範例】當設備被抹布擦得閃閃發亮時,一旦漏油,黑點就會非常明顯,工作人員能馬上發現狀況,在問題加劇之前排除,並且進一步解決問題的根源,例如某地區長時間漏油,就要找到管線破裂的地方,以一勞永逸。

Step4清潔(SEIKETSU)

這個步驟從日文翻來是清潔,但從英文解釋,則是Standardize(標準化)。說穿了,就是將前三個步驟變成標準作業流程(SOP,Standard Operation Procedure),讓員工在工作時有方向可循。

【重點】制定考評/獎懲制度、例行巡檢
【範例】若公司明訂,紅色區域放廢品、藍色區放半成品、綠色區放成品,員工就應該循規「物歸原位」,以降低雜亂發生的可能。

Step5:素養(SHITSUKE)

5S的最後一步,是讓員工從刻意遵守SOP,到變成一項習慣,進而以同等標準看待不在規定規範內的所有工作。

【重點】制定守則、教育訓練
【範例】要讓員工將遵守工作SOP融入生活中,主管可以隨時透過口頭提醒或獎勵:「不當堆放的庫存,會影響你們的工作安全」讓員工因認同而潛移默化產生改變。

5S管理法要怎麼應用?

雖然5S是為了改善生產效率而誕生,但它同樣適用於一般工作者。《Forbes》(富比士)以遠距工作為例,教你應用5S:

1.整理:隨著辦公室走向無紙化,愈來愈多工作人在家辦公,在整理文件時,需去蕪存菁,以免情急之下如大海撈針、找不到資料。

2.整頓:常使用的文件,如客戶資料、關鍵績效指標,可以放在雲端,或加入書籤;若是工作合約、履歷等超過一年才會用到的文件,則可以放在隨身硬碟中。

3.清掃:筆電、平板和手機易有容量限制,保持每週更新軟體、清理暫存檔的習慣,能確保在最快的效率下工作。

4.清潔:讓流程可視和標準統一,可以讓所有人知道要做什麼,不妨透過使用管理工具如Scrum,視覺化各成員的任務、內容和進程,讓作業流程維持順暢。

5.素養:讓團隊重複使用5S,直到成為習慣,即使沒有領導者督促,他們也會不斷優化工作流程,提升效率。

大野最後提醒,5S不是一次性的行為,而是不斷重複的習慣。隨著被執行的時間愈長,減少人力和時間浪費成效就愈明顯。身為聰明的工作者,不妨現在就開始使用!

TOP